Tietosuoja- ja evästekäytäntö

Tässä tietosuoja- ja evästekäytännössä kerromme, miten Töölön Osakeyhtiötoimisto Oy käsittelee henkilötietoja verkkosivustollaan, asiakasviestinnässä sekä osakeyhtiöiden myyntiin, ostoon ja niihin liittyviin palveluihin kuuluvissa prosesseissa. Käsittelemme henkilötietoja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen, Suomen tietosuojalain, rahanpesulainsäädännön ja muun soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Rekisterinpitäjä: Töölön Osakeyhtiötoimisto Oy

Y-tunnus: 3435876-4

Osoite: Mannerheiminaukio 1, 00100 Helsinki, Suomi

Sähköposti:toolo@osakeyhtiotoimisto.fi

Puhelin: 044 248 8709

Tietosuojaa koskevat pyynnöt ja kysymykset voi lähettää yllä olevaan sähköpostiosoitteeseen.

2. Keitä koskevia tietoja käsittelemme?

Käsittelemme henkilötietoja muun muassa seuraavista henkilöryhmistä:

• verkkosivuston kävijät
• yhteydenottajat, liidit ja uutiskirjeen tilaajat
• asiakkaat, mahdolliset asiakkaat ja heidän edustajansa
• osakeyhtiöiden ostajat ja myyjät sekä heidän edustajansa
• yhtiöiden osakkaat, tosiasialliset edunsaajat, hallituksen jäsenet, toimitusjohtajat, prokuristit ja muut vastuuhenkilöt
• sopimus- ja yhteistyökumppaneiden yhteyshenkilöt
• muut henkilöt, joiden tietoja on tarpeen käsitellä yhtiökaupan, rekisterimuutoksen, pankkiasian tai lakisääteisen velvollisuuden hoitamiseksi.

3. Mitä henkilötietoja käsittelemme?

Käsiteltävät tiedot riippuvat asiakkuudesta, palvelusta ja lakisääteisistä velvollisuuksistamme. Tietoja voivat olla:

• nimi, osoite, sähköposti, puhelinnumero, kieli ja muut yhteystiedot
• syntymäaika, henkilötunnus, kansalaisuus ja verotuksellinen asuinvaltio silloin, kun niiden käsittely on tarpeen
• henkilöllisyysasiakirjan tiedot ja kopio sekä etätunnistamiseen liittyvät tiedot
• asema yrityksessä, omistusosuus, tosiasiallista edunsaajaa koskevat tiedot ja nimenkirjoitusoikeudet
• asiakkaan tuntemiseen liittyvät tiedot, kuten liiketoiminnan tarkoitus ja laatu, varojen alkuperää koskevat tarpeelliset tiedot sekä poliittisesti vaikutusvaltaista henkilöä ja pakotteita koskevien tarkistusten tulokset
• tarjous-, tilaus-, sopimus-, allekirjoitus-, maksu-, laskutus- ja toimeksiantotiedot
• yhtiökauppaan, yhtiön taustaan, rekisteröinteihin, pankkipalveluihin ja viranomaisilmoituksiin liittyvät tiedot ja asiakirjat
• viestit, lomakevastaukset, liitteet, tapaamis- ja puhelumuistiinpanot sekä asiakaspalveluhistoria
• markkinointiluvat, kiellot, uutiskirjetiedot ja kampanjatiedot
• IP-osoite, selain, laite, käyttöjärjestelmä, kieli, sivulataukset, klikkaukset, istunnon kesto, liikenteen lähde, UTM-tiedot, evästetunnisteet, suostumusvalinnat sekä muut loki-, analytiikka- ja tietoturvatiedot.

Emme pyydä erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja, ellei käsittely ole yksittäisessä tapauksessa välttämätöntä ja lainmukaista. Älä toimita meille tarpeettomia arkaluonteisia tietoja verkkolomakkeella.

4. Mistä saamme tiedot?

Saamme tietoja:

• sinulta itseltäsi tai edustamaltasi organisaatiolta
• verkkosivustolta, lomakkeilta ja käyttämiltämme viestintä-, analytiikka- ja suostumustyökaluilta
• sopimusosapuolilta, pankeilta, kirjanpitäjiltä, asianajajilta ja muilta toimeksiannon toteuttamiseen osallistuvilta tahoilta
• julkisista rekistereistä ja viranomaislähteistä, kuten PRH:n ja YTJ:n palveluista
• luotto- ja yritystietopalveluista, pakote- ja PEP-lähteistä sekä tunnistamis- ja varmennuspalveluista
• muista lain sallimista lähteistä, kun tiedot ovat tarpeen yhtiön taustan, asiakkaan henkilöllisyyden tai liiketoimen arvioimiseksi.

5. Miksi ja millä perusteella käsittelemme tietoja?

Sopimus ja sopimusta edeltävät toimet: yhteydenottoihin vastaaminen, yhtiösuositusten ja tarjousten laatiminen, toimeksiantojen hoitaminen, yhtiökauppojen ja rekisterimuutosten toteuttaminen, pankkiasioiden edistäminen, allekirjoittaminen, laskutus ja asiakaspalvelu.

Lakisääteinen velvoite: asiakkaan tunnistaminen ja tunteminen, tosiasiallisten edunsaajien ja poliittisesti vaikutusvaltaisten henkilöiden selvittäminen, pakote- ja rahanpesuriskien arviointi, kirjanpito sekä viranomaisille tehtävät ilmoitukset.

Oikeutettu etu: liiketoiminnan johtaminen, palvelujen kehittäminen, B2B-viestintä ja suoramarkkinointi lain sallimissa rajoissa, väärinkäytösten estäminen, tietoturva, saatavien perintä sekä oikeusvaateiden laatiminen, esittäminen ja puolustaminen. Arvioimme käsittelyn tarpeellisuuden ja vaikutukset rekisteröidyn oikeuksiin ennen oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä.

Suostumus: ei-välttämättömät evästeet, analytiikka, mainonnan kohdentaminen, kuluttajille lähetettävä sähköinen suoramarkkinointi ja muut tilanteet, joissa pyydämme erillisen suostumuksen. Suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa.

6. Asiakkaan tunteminen ja rahanpesun estäminen

Noudatamme rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä annettua lakia. Meillä on oikeus ja velvollisuus pyytää asiakkaan, edustajan ja tosiasiallisen edunsaajan tunnistamiseen tarvittavat tiedot ja asiakirjat sekä selvittää liiketoimen tarkoitusta, varojen alkuperää, omistus- ja määräysvaltaa ja mahdollisia pakoteriskejä.

Voimme keskeyttää asian käsittelyn tai kieltäytyä toimeksiannosta tai kaupasta, jos emme saa riittäviä tietoja, tunnistamista ei voida suorittaa luotettavasti tai laki, viranomaisohje, pakotevelvoite tai riskiperusteinen arviointi sitä edellyttää. Emme voi kertoa epäilyttävää liiketoimea koskevasta ilmoituksesta tai selvityksestä silloin, kun tiedon antaminen on laissa kielletty.

7. Kenelle tietoja luovutetaan?

Voimme käsittelyn tarkoituksen edellyttämässä laajuudessa luovuttaa tai antaa pääsyn tietoihin:

• viranomaisille, kuten PRH:lle, Verohallinnolle, rahanpesun selvittelykeskukselle ja muille toimivaltaisille viranomaisille
• pankeille, maksupalveluntarjoajille ja vakuutus- tai rahoitusalan toimijoille
• sopimusten sähköisen allekirjoittamisen, tunnistamisen, kirjanpidon, laskutuksen, perinnän, asiakkuudenhallinnan, sähköpostin, pilvitallennuksen ja tietoturvan palveluntarjoajille
• asianajajille, tilintarkastajille, kirjanpitäjille ja muille asiantuntijoille
• yhtiökaupan tai muun toimeksiannon osapuolille siltä osin kuin tietojen antaminen on tarpeen
• verkkosivuston, analytiikan, suostumushallinnan ja mainonnan palveluntarjoajille jäljempänä kuvatulla tavalla.

Palveluntarjoajat käsittelevät tietoja sopimusten ja ohjeidemme mukaisesti tai omassa roolissaan itsenäisinä rekisterinpitäjinä. Emme myy henkilötietoja.

8. Verkkosivusto-, analytiikka- ja mainospalvelut

Sivustomme on toteutettu Webflow-alustalla. Käytämme CookieYes-palvelua evästesuostumusten hallintaan sekä Google Tag Manageria tagien hallintaan. Suostumuksesi perusteella voimme käyttää Google Analytics 4:ää kävijäanalytiikkaan ja Google Adsia mainonnan mittaamiseen, kohdentamiseen ja uudelleenmarkkinointiin.

Voimme myöhemmin ottaa käyttöön myös Meta Pixelin ja Meta Ads -palvelut, LinkedIn Insight Tagin ja LinkedIn Ads -palvelut, X Pixelin ja X Ads -palvelut sekä muita vastaavia analytiikka- ja mainosteknologioita. Niitä käytetään vain, kun ne on teknisesti otettu käyttöön, ne on lisätty ajantasaiseen evästeluetteloon ja tarvittava suostumus on saatu ennen tagin käynnistymistä.

Ajantasaiset käytössä olevat evästeet, palveluntarjoajat, käyttötarkoitukset ja voimassaoloajat näkyvät CookieYes-evästeasetuksissa. Jos tämän yleiskuvauksen ja evästeasetusten teknisen luettelon välillä on ristiriita, ajantasainen tekninen luettelo kertoo, mitä evästeitä sivustolla tosiasiallisesti käytetään.

9. Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Osa palveluntarjoajista voi käsitellä tietoja EU- tai ETA-alueen ulkopuolella, erityisesti Yhdysvalloissa. Siirto perustuu soveltuvin osin Euroopan komission tietosuojan riittävyyttä koskevaan päätökseen, EU–US Data Privacy Framework -järjestelyyn sertifioiduille vastaanottajille, Euroopan komission vakiolausekkeisiin tai muuhun tietosuoja-asetuksen mukaiseen siirtoperusteeseen. Käytämme tarvittaessa täydentäviä teknisiä, sopimuksellisia ja organisatorisia suojatoimia.

10. Kuinka kauan säilytämme tietoja?

Säilytämme tietoja vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä käytännössä kuvattuihin tarkoituksiin tai lain edellyttämänä. Tyypillisiä säilytysaikoja ovat:

• asiakkaan tuntemistiedot ja niihin liittyvät asiakirjat: rahanpesulain mukaisesti viisi vuotta vakituisen asiakassuhteen päättymisestä tai satunnaisen liiketoimen suorittamisesta, ellei laki edellytä pidempää säilytystä
• sopimus-, toimeksianto-, kauppa- ja reklamaatioaineisto: sopimuksen voimassaoloaika ja sen jälkeen yleensä enintään kymmenen vuotta oikeusvaateiden ja vastuiden selvittämiseksi
• kirjanpitoaineisto: kirjanpitolain edellyttämä aika, aineistosta riippuen yleensä kuusi tai kymmenen vuotta
• yhteydenotot ja liidit, joista ei synny asiakkuutta: yleensä enintään 24 kuukautta viimeisestä yhteydenotosta
• markkinointitiedot: suostumuksen peruuttamiseen tai vastustamiseen asti; kiellon todentamiseksi tarvittava tieto voidaan säilyttää tämän jälkeen
• analytiikkatiedot: käytössä olevan palvelun asetusten mukaisesti, tyypillisesti enintään 14 kuukautta tapahtumatasolla
• evästesuostumuksen lokit: niin kauan kuin se on kohtuudella tarpeen suostumuksen osoittamiseksi
• tietoturva- ja palvelinlokit: yleensä enintään 12 kuukautta, ellei poikkeaman selvittäminen tai oikeusvaade edellytä pidempää säilytystä.

Kun säilyttämiselle ei enää ole perustetta, tiedot poistetaan tai anonymisoidaan.

11. Miten suojaamme tietoja?

Käytämme riskiin nähden asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia. Niitä ovat muun muassa salatut yhteydet, käyttöoikeuksien rajaaminen, vahva tunnistautuminen soveltuvissa järjestelmissä, lokitus, varmuuskopiointi, tietojen minimointi, salassapitovelvoitteet, henkilöstön ohjeistus ja palveluntarjoajien sopimusperusteinen valvonta.

Mikään sähköinen järjestelmä ei ole täysin riskitön. Jos havaitsemme henkilötietojen tietoturvaloukkauksen, toimimme soveltuvan lain mukaisesti ja ilmoitamme siitä viranomaiselle ja rekisteröidyille silloin, kun ilmoitusvelvollisuuden edellytykset täyttyvät.

12. Oikeutesi

Soveltuvan lainsäädännön rajoissa sinulla on oikeus:

• saada vahvistus siitä, käsittelemmekö henkilötietojasi, sekä pääsy tietoihin
• pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisua
• pyytää tietojen poistamista
• pyytää käsittelyn rajoittamista
• vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä ja suoramarkkinointia
• peruuttaa suostumus milloin tahansa
• saada itse toimittamasi tiedot koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle silloin, kun oikeus soveltuu.

Oikeudet eivät ole ehdottomia. Esimerkiksi rahanpesulaki voi velvoittaa meitä säilyttämään tietoja ja voi tietyissä tilanteissa rajoittaa tarkastusoikeutta. Varmennamme pyynnön esittäjän henkilöllisyyden ennen pyynnön toteuttamista. Vastaamme ilman aiheetonta viivytystä ja yleensä kuukauden kuluessa.

13. Automatisoitu päätöksenteko

Emme tee yksinomaan automaattiseen käsittelyyn perustuvia päätöksiä, joilla olisi sinua koskevia oikeusvaikutuksia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia. Voimme käyttää analytiikkaa, segmentointia ja riskisignaaleja työn tukena, mutta merkittävät asiakas- ja yhtiökauppapäätökset arvioidaan ihmisen toimesta.

14. Valitusoikeus

Jos katsot, että henkilötietojasi on käsitelty lainvastaisesti, pyydämme ottamaan ensin yhteyttä meihin asian selvittämiseksi. Sinulla on myös oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistolle Suomessa tai muulle toimivaltaiselle EU- tai ETA-alueen valvontaviranomaiselle.

15. Lapset

Palvelumme on tarkoitettu yritystoimintaa suunnitteleville tai harjoittaville henkilöille eikä alle 16-vuotiaille. Emme tietoisesti kerää lasten henkilötietoja verkkosivuston kautta.

16. Muutokset tähän käytäntöön

Voimme päivittää tätä käytäntöä, kun toimintamme, käyttämämme palvelut tai lainsäädäntö muuttuvat. Ajantasainen versio julkaistaan tällä sivulla ja sen alussa ilmoitetaan päivityspäivä.

17. Evästeet ja vastaavat teknologiat

Käytämme evästeitä ja vastaavia tekniikoita sivuston toiminnan varmistamiseen, valintojen muistamiseen sekä suostumuksesi perusteella analytiikkaan ja mainontaan.

Välttämättömät evästeet tarvitaan sivuston, tietoturvan ja suostumusvalintojen toimintaan. Niitä voidaan käyttää ilman erillistä suostumusta.

Toiminnalliset evästeet muistavat valintoja tai mahdollistavat lisäominaisuuksia. Niitä käytetään vain tarvittavalla suostumuksella, elleivät ne ole käyttäjän nimenomaisesti pyytämän toiminnon kannalta välttämättömiä.

Analytiikkaevästeet auttavat ymmärtämään sivuston käyttöä ja kehittämään palvelua. GA4 ja muut ei-välttämättömät analytiikkatyökalut käynnistyvät vasta suostumuksen jälkeen.

Markkinointi- ja sosiaalisen median evästeet mahdollistavat konversiomittauksen, kohderyhmät, uudelleenmarkkinoinnin ja mainonnan tehokkuuden arvioinnin esimerkiksi Googlen, Metan, LinkedInin ja X:n palveluissa. Niitä käytetään vain suostumuksella ja vain silloin, kun kyseinen palvelu on otettu käyttöön.

Voit hyväksyä tai hylätä ei-välttämättömät evästeet kategorioittain CookieYes-bannerissa. Voit muuttaa tai peruuttaa valintasi milloin tahansa footerin “Evästeasetukset”-linkistä. Suostumuksen peruuttaminen estää kyseisten tagien tulevan käytön, mutta ei vaikuta ennen peruuttamista tapahtuneen käsittelyn lainmukaisuuteen.

Ajantasainen evästeluettelo, kunkin evästeen tarjoaja, tarkoitus ja voimassaoloaika näkyvät evästeasetuksissa.