Näin aloitat osakeyhtiön laskutuksen – selkeä opas yrittäjälle
Oman osakeyhtiön perustaminen on iso askel, ja heti alkuvaiheessa on tärkeää hoitaa laskutus kuntoon. Hyvin laadittu lasku antaa yrityksestäsi ammattimaisen kuvan ja auttaa sinua välttämään turhia ongelmia asiakkaiden sekä viranomaisten kanssa. Tässä artikkelissa käymme läpi, mitä osakeyhtiön laskutuksessa tulee huomioida, millaiset tiedot ovat pakollisia laskulla ja miten vältät yleisimmät laskutusvirheet. Seuraamalla ohjeitamme voit varmistaa, että laskutuksesi on heti alusta alkaen sujuvaa ja selkeää.
Mitä tietoja osakeyhtiön laskussa tulee olla?
Kun laadit osakeyhtiösi laskuja, on tärkeää, että kaikki vaaditut tiedot löytyvät laskulta selkeästi ja oikein. Laskun tietojen oikeellisuus helpottaa kirjanpitoa ja vähentää riskiä mahdollisista väärinkäsityksistä asiakkaan kanssa. Selkeä lasku on myös juridisesti pätevä dokumentti mahdollisissa riitatilanteissa.
Pakolliset tiedot osakeyhtiön laskussa
Osakeyhtiön laskussa tulee aina olla seuraavat tiedot:
Sana ”Lasku” selkeästi näkyvillä
Yrityksen nimi ja osoite
Yrityksen Y-tunnus
Asiakkaan nimi ja osoite
Laskutuspäivämäärä
Laskun yksilöllinen numero
Tavaroiden tai palveluiden kuvaus, määrä ja hinta
Arvonlisäveron määrä ja verokanta
Maksuehdot, kuten eräpäivä ja mahdolliset viivästyskorot
Yrityksen pankkiyhteystiedot maksun suorittamista varten
Laskun numerointi ja päivämäärät oikein
Laskun numerointi tulee olla juokseva ja yksilöllinen, eikä samoja numeroita saa käyttää kahdesti. Järjestelmällinen numerointi auttaa pitämään laskut järjestyksessä sekä helpottaa niiden jäljittämistä tarvittaessa. Lisäksi laskulle merkitty päivämäärä osoittaa sen, milloin lasku on annettu, ja tästä päivästä alkaa myös mahdollisten viivästyskorkojen laskenta. Eräpäivä tulee ilmoittaa selkeästi, jotta asiakas tietää, milloin lasku on viimeistään maksettava.
Töölön Osakeyhtiötoimisto
Valmisyhtiöitä 30 vuoden asiantuntemuksella -
Toimintavalmis osakeyhtiö heti käyttöösi.
Mikä ero on osakeyhtiön ja yksityishenkilön laskussa?
Osakeyhtiön ja yksityishenkilön laskuissa on joitakin merkittäviä eroja. Osakeyhtiön laskussa on aina mainittava yrityksen Y-tunnus sekä arvonlisäverotiedot. Yksityishenkilön laskussa ei sen sijaan Y-tunnusta ole, eikä arvonlisäveron merkitseminen ole aina välttämätöntä, jos toiminta on vähäistä ja henkilö (toiminimi) ei ole arvonlisäverovelvollinen. Yksityishenkilön laskussa riittää yleensä pelkkä nimi, osoite sekä laskutetun työn tai palvelun kuvaus. On kuitenkin huomattava, että yksityishenkilöiden kohdalla verotus ja mahdolliset ilmoitusvelvollisuudet eroavat huomattavasti yritystoiminnasta, joten käytännöissä tulee olla tarkkana.
Miten teet ensimmäisen laskun osakeyhtiössä – vaihe vaiheelta
Ensimmäisen laskun tekeminen voi tuntua haastavalta, mutta selkeän prosessin avulla onnistut varmasti. Seuraa näitä helppoja vaiheita:
Kerää asiakkaan ja yrityksesi tiedot.
Määritä laskulle juokseva numero ja päivämäärät.
Kirjaa laskutettavat tuotteet tai palvelut selkeästi.
Tarkista arvonlisäveron määrä ja merkitse se oikein.
Lisää maksuehdot ja eräpäivä.
Varmista laskun ulkoasun selkeys ja ammattimaisuus.
Valitse sopiva laskutustapa
Voit valita monista erilaisista laskutustavoista sen, joka sopii parhaiten yrityksesi tarpeisiin:
Perinteinen paperilasku
Sähköinen PDF-lasku sähköpostitse
Verkkolasku suoraan asiakkaan taloushallinto-ohjelmaan
Valitse laskutustapa asiakkaidesi toiveiden sekä oman liiketoimintasi laajuuden mukaan.
Käytä helppoa laskupohjaa (lataa maksuton malli)
Ensimmäisen laskun tekemistä helpottaa valmis laskupohja. Voit ladata maksuttoman laskupohjan netistä ja mukauttaa sen helposti oman yrityksesi tarpeisiin. Valmis pohja varmistaa, että kaikki pakolliset tiedot tulevat varmasti oikein mukaan.
Ensimmäisen laskun lähettäminen asiakkaalle
Kun laskusi on valmis, tarkista se vielä huolellisesti. Lähetä lasku asiakkaalle hänen toivomallaan tavalla – joko sähköpostitse, verkkolaskuna tai postitse. Pidä huolta, että lasku lähetetään ajoissa, jotta maksut tulevat ajallaan ja rahaliikenne pysyy sujuvana.
Arvonlisävero osakeyhtiön laskutuksessa – näin hoidat oikein
Arvonlisäveron (alv) huomioiminen laskutuksessa on keskeinen osa yrityksen taloushallintoa. Osakeyhtiö on yleensä arvonlisäverovelvollinen, joten arvonlisäveron käsittely on tärkeää tehdä huolellisesti.
Milloin arvonlisävero lisätään laskuun?
Arvonlisävero lisätään laskuun aina silloin, kun yritys on arvonlisäverovelvollinen ja myy tavaroita tai palveluita, jotka eivät ole alv:n piiristä vapautettuja. Yleisimmät verokannat Suomessa ovat 25,5 %, 14 % ja 10 % riippuen tuotteesta tai palvelusta.
Arvonlisäveron merkitseminen laskulle
Laskulle tulee selkeästi merkitä:
Tavaran tai palvelun veroton hinta
Sovellettava arvonlisäverokanta (%)
Arvonlisäveron määrä euroissa
Loppusumma sisältäen arvonlisäveron
Näiden tietojen avulla asiakkaasi näkee selkeästi, kuinka laskun summa muodostuu ja yrityksesi kirjanpito pysyy kunnossa.
Verkkolaskutus ja sähköiset laskutusratkaisut osakeyhtiössä
Sähköiset laskutusratkaisut, kuten verkkolaskutus, tehostavat osakeyhtiön laskutusprosessia ja säästävät aikaa ja rahaa. Verkkolaskutus mahdollistaa laskujen nopean toimituksen suoraan asiakkaan taloushallinto-ohjelmaan.
Miksi verkkolaskutus kannattaa?
Verkkolaskutuksen hyödyt ovat moninaiset:
Nopea toimitus asiakkaalle
Pienempi virheriski, koska laskuja ei tarvitse käsitellä manuaalisesti
Laskujen seuranta ja arkistointi helpottuu
Ekologisempi vaihtoehto perinteisiin paperilaskuihin verrattuna
Asiakkaat arvostavat usein sähköistä ja sujuvaa laskutusta
Suosittuja laskutusohjelmia osakeyhtiölle
Suosittuja ja luotettavia laskutusohjelmia Suomessa ovat muun muassa:
Procountor
Netvisor
Holvi
Zervant
Visma Fivaldi
Näistä ohjelmista löytyy vaihtoehtoja niin pienille kuin suuremmillekin yrityksille, ja monet niistä tarjoavat myös kattavat raportointi- ja kirjanpitotoiminnot.
Tyypilliset virheet osakeyhtiön laskutuksessa – vältä nämä!
Laskutuksessa yleisiä virheitä kannattaa välttää, sillä ne voivat aiheuttaa ylimääräistä vaivaa, kustannuksia ja jopa asiakasmenetyksiä.
Yleisimmät puutteet laskumerkinnöissä
Tavallisimpia laskumerkintöjen puutteita ovat:
Puuttuva tai virheellinen Y-tunnus
Virheellinen tai epäselvä laskunumero
Puutteellinen asiakkaan osoite tai yrityksen tiedot
Virheet arvonlisäveron laskennassa tai merkinnässä
Puuttuvat maksuehdot tai epäselvä eräpäivä
Laskutuksen viivästymisestä seuraavat ongelmat
Viivästynyt laskutus voi aiheuttaa kassavirtaongelmia ja heikentää asiakassuhteita. Laskujen viivästyessä myös maksujen saaminen hidastuu, mikä voi johtaa yrityksen maksuvalmiuden heikentymiseen. Lisäksi viivästyneet laskut vaikeuttavat kirjanpidon ja verotuksen täsmällistä hoitamista, mikä voi johtaa lisäkustannuksiin ja ylimääräiseen työhön.
Usein kysyttyä osakeyhtiön laskutuksesta
Mitä tehdä, jos asiakas ei maksa laskua?
Jos asiakas ei maksa laskua ajallaan, kannattaa toimia seuraavasti:
Lähetä muistutuslasku.
Jos maksua ei vieläkään tule, harkitse maksumuistutuksen tai perintätoimiston käyttöä. 3. Viimeisenä vaihtoehtona voit viedä asian käräjäoikeuteen.
Voinko laskuttaa ennen kuin yhtiö on rekisteröity?
Laskuttaminen kannattaa aloittaa vasta, kun osakeyhtiö on virallisesti rekisteröity ja Y-tunnus myönnetty. Ennen rekisteröintiä tehdyt laskut voivat aiheuttaa epäselvyyksiä verotuksessa ja kirjanpidossa.
Onko verkkolaskutus pakollista osakeyhtiölle?
Verkkolaskutus ei ole kaikille osakeyhtiöille pakollista, mutta valtionhallinnolle ja monille yrityksille laskuttaessa verkkolasku voi olla vaatimus. Kannattaa tarkistaa asiakkaalta, mikä laskutusmuoto heille sopii parhaiten.
Voinko laskuttaa ennakkoon tulevasta työstä?
Kyllä voit. Ennakkomaksut ovat tavallisia erityisesti suuremmissa projekteissa. Tällöin laskuun tulee selkeästi merkitä, että kyseessä on ennakkolasku sekä mainita, mitä työ tai palvelu koskee. Ennakkomaksu vähentää yrittäjän riskiä asiakkaan maksuhäiriöistä.
